Team dynamics and group theory

TUCKMAN’S STAGES OF GROUP DEVELOPMENT

Stage 1: Forming During this “ice-breaking” stage, group members tend to be uncertain
and anxious about such things as their roles, who is in charge, and the group’s goals.
Mutual trust is low, and there is a good deal of holding back to see who takes charge
and how. Group members tend to be polite and careful with each other.
Stage 2: Storming This is a time of testing. Individuals test the leader’s policies and assumptions
as they try to determine how they fit into the power structure. Subgroups take
shape, and subtle forms of rebellion, such as procrastination, occur. Many groups stall in
stage 2 because power politics erupts into open rebellion.
Stage 3: Norming Groups that make it through stage 2 generally do so because a respected
member, other than the leader, challenges the group to resolve its power
struggles so something can be accomplished. Questions about authority and power
are resolved through unemotional, matter-of-fact group discussion. A feeling of team
spirit is experienced because members believe they have found their proper roles.
Group cohesiveness, defined as the “we feeling” that binds members of a group together,
is the principal by-product of stage 3. Cohesiveness has a small but significant
effect on performance, especially in small groups. Commitment to the task at hand has
the most powerful impact on this link between cohesiveness and performance. Thus
organizations are advised to ensure that performance standards and goals are clear
and accepted, and to keep task groups small (no more than five members) unless
there is a need for creativity, in which case the optimal group size would be somewhat
larger. Also, it must be remembered that too much cohesiveness creates the possibility
of group think.
Stage 4: Performing Activity during this vital stage is focused on solving task problems. As
members of a mature group, contributors get their work done without hampering others.
There is a climate of open communication, strong cooperation, and lots of helping
behaviour. Conflicts and job boundary disputes are handled constructively and efficiently.
Cohesiveness and personal commitment to group goals help the group
achieve more than could any one individual acting alone.

GROUP FUNCTIONS
Three functions influence the effectiveness and productivity of groups: task functions,
maintenance functions, and self-interest functions. Both task and maintenance roles
need to be performed if a work group is to accomplish anything. Task roles enable the
work group to define, clarify, and pursue a common purpose. Meanwhile, maintenance
roles foster supportive and constructive interpersonal relationships. In short, task
roles keep the group on track while maintenance roles keep the group together.

Task Functions

This is the primary reason for the establishment of a group. To achieve the task, they
must have members that fulfill some or all of the following roles:
a) Initiating: by proposing tasks or goals, defining problems and suggesting procedures
for a solution
b) Information seeking: by requesting facts, seeking relevant information, and asking for
suggestions or ideas
c) Information giving: by offering facts, providing information, stating beliefs, and giving
suggestions or ideas
d) Clarifying ideas: by interpreting and clarifying input, indicating alternatives and giving
examples
e) Bringing closure: by summarizing, restating, and offering solutions
f) Consensus testing: by checking for agreements and proposing next steps to see how
everyone reacts

Maintenance Behaviour

Each group needs social-emotional support to be effective. Some members of the
group will take the lead in providing this support which consists of the following:
a) Encouraging: by showing regard for other members and providing positive response
to their contributions
b) Improving group atmosphere: by expressing group feelings, sensing moods and relationships,
and sharing feelings
c) Harmonizing: by reconciling differences and reducing group tension; by admitting
errors and looking for alternatives
d) Compromising: by admitting errors and looking for alternatives
e) Gate-keeping: by attempting to keep communications flowing, facilitating the participation
of others, and suggesting procedures for sharing discussion
f) Standard setting: by reminding members of group norms, rules, and roles

Self-interest Behaviour

This third function displayed by some individuals, members generally takes away from
group performance and affects task achievement at the expense of the group. Activities
that identify self-interest behaviour are as follows:
a) Dominating and controlling: by displaying lack of respect for others, cutting them off,
not listening, and restating other members’ suggestions with a different meaning
b) Blocking: by stifling a line of thought, and changing the topic either away from the
point of view or back to his or her own interest
c) Manipulating: by providing self-serving information, or a single point of view designed
to achieve a decision that is consistent with their position
d) Belittling: through put-downs, sneering at other’s point of view, or making jokes about
another member’s contribution
e) Splitting hairs: by nit-picking, searching for insignificant details that delay a solution,
or undermining another person’s point of view
(Adapted from Kreitner “Groups and Teamwork,” chapter 7, McGraw-Hill Education.)